De plus en plus de monde utilise un agenda en ligne, mais d’ici à passer aux agendas Google, iCloud, Outlook, il y a un monde…

Outils de suivi des Rendez-Vous professionnels, les agendas en ligne se démocratisent à toute vitesse. De plus en plus de particuliers et d’indépendants ont choisi de franchir le pas et d’utiliser les agendas en ligne plutôt que de faire confiance au papier.

Même si le charme du papier sera toujours là, ces agendas en ligne présentent des avantages qui ringardisent le bon vieil agenda de papa…

 

Avantages des agendas Google, iCloud, Outlook

Confidentialité et sécurité des données

Contrairement à un agenda papier, les agendas en ligne sont nativement sûrs. Un mot de passe ou un accès certifié par Connexion Google sont des niveaux de sécurité qui vont bien au-delà de ce que peut proposer un agenda papier. A condition que votre mot de passe tienne la route (pensez phrase de passe comme Elisabeth2is100%sexy ou J’aimel’andouillette5X).

Sauvegarder dans le cloud de Google, de Apple ou de Microsoft l’intégralité des données clients, c’est une bonne manière de ne pas les perdre. Les niveaux de sécurité, de protection de l’intégrité et d’accessibilité proposés par ces trois entreprises, y compris dans la version gratuite de Google Agenda, sont bien au-delà du niveau de sécurité d’un agenda papier.

L’agenda papier peut être détruit ou perdu, ou bien pire encore, il peut être volé. Dans ce cas, la perte des données clients qui est dommageable pour le chef d’entreprise (surtout ceux qui ont des rendez-vous positionnés loin dans leur agenda). Mais dans le cas de vol, le chef d’entreprise subit la crainte d’un usage concurrent et celle de la loi qui prévoit la protection des données confidentielles.

 

Cloisonnement et partage des rendez-vous et des agendas

Sur un même compte Google, je peux créer plusieurs agendas en fonction des traitements ou des analyses qui découleront de ces RDV. Par exemple, chaque agenda donnera à ses rendez-vous une couleur différente. Cela permet de vérifier qu’on équilibre la prospection et la vente par exemple, ou que les tâches administratives sont contenues dans un espace restreint… Voici à titre d’exemple un agenda d’agent immobilier. Devinez de quel réseau ?

 

Le cloisonnement permet de choisir qui accède à quelle donnée, par exemple il est possible avec Google Agenda de choisir les niveaux d’accès que l’on souhaite donner et à qui :

• partager l’intégralité de mon agenda avec une autre personne spécifique. Dans ce cas, je donne le droit à mon collaborateur d’ajouter, modifier ou supprimer des RDV dans mon agenda. Les cas d’usage peuvent être par exemple un commercial sédentaire qui prend des rendez-vous dans l’agenda d’un commercial terrain, un binôme de dirigeants d’entreprise ou deux agents immobiliers indépendants qui travaillent en binôme.
•  partager mon agenda en lecture seule : je permets seulement la consultation de mon agenda mais sans modification, suppression ou ajouts. Cela peut seulement servir à tenir informé un manager des activités d’un commercial par exemple. Assez peu utilisé en général.
• partager mes disponibilités avec un tiers : les contenus des rendez-vous seront invisibles, seules les plages des rendez-vous seront visibles, cela peut servir à montrer mes disponibilités à un collaborateur qui pourra ainsi proposer un créneau commun.

 

Accessibilité, sécurité, intégrité des données

Où que je sois, y compris sans connexion réseau, j’ai accès à mon agenda à travers mon smartphone. Je peux créer des rendez-vous hors ligne, depuis n’importe quel navigateur, depuis n’importe quel endroit. Mes données sont hébergées dans le cloud, synchronisées, sauvegardées, dupliquées sur les serveurs d’Apple, Microsoft ou Google… Le tout porté sur un niveau de sécurité SSL2, à priori plus sûr que l’agenda posé sur le siège passager…

 

Passer aux agendas google, iCloud, Outlook et se connecter à des outils intelligents

Passer aux agendas Google, iCloud, Outlook, ça veut dire mettre à votre portée une tripotée d’outils connectés vraiment intelligents. Par exemple, pour ceux qui passent leur vie en voiture, WAZE est l’application de GPS communautaire qui vous avertit de quand partir pour arriver à l’heure, des conditions de circulation, bouchons, accidents, présence de la maréchaussée, radars etc…

De plus, Todoist est désormais intégré à Google Agenda pour faire une passerelle intelligente entre la gestion des tâches et le temps disponible dans la vraie vie.

Dans les applications vraiment supérieurement intelligentes, celles dont on ne peut se passer, IZIKA permet de gérer ses indemnités kilométriques en quelques secondes, en connectant tout simplement son agenda en ligne. Récupération des RDV en temps réel, calcul des distances automatique, export PDF et Excel des tableaux d’indemnités kilométriques. Et si j’en parle aussi bien, c’est parce que j’en suis le dirigeant 🙂

Alors, êtes-vous convaincu ? Allez-vous passer aux agendas Google, iCloud, Outlook ?