Comment calculer ses frais de déplacement

Calculer et facturer ses frais de déplacement [guide 2020]

Le calcul des frais kilométriques en 2020

Le calcul des frais de déplacement fait partie des éléments importants liés à la gestion d’un professionnel en mobilité. L’intérêt d’effectuer de manière automatique et systématique le calcul des frais annexes à une vente permet aux indépendants de maîtriser leurs coûts et de les répercuter de manière pertinente.

Les indemnités kilométriques sont le mode de calcul forfaitaire des montants estimés par kilomètre parcouru en fonction de la puissance fiscale d’un véhicule et de la tranche de distance parcourue.

La seule difficulté dans le mode d’indemnisation forfaitaire est liée au calcul de la distance parcourue et à l’établissement d’un document valide.

 

Calculer vos frais kilométriques en fonction du barème fiscal

L’utilisation du barème fiscal permet d’établir le montant des frais kilométriques déductibles dans le cadre de l’usage professionnel du véhicule personnel du dirigeant ou des salariés. On parle alors d’indemnités kilométriques forfaitaires, c’est-à-dire que leur montant n’est pas lié aux frais réels engagés mais à une estimation de coût de revient par kilomètre parcouru en fonction de la puissance fiscale et de la distance totale annuelle.

Voici le barème fiscal des différents types de véhicules applicable pour la France au 18 octobre 2020, date de rédaction de l’article.

Automobiles :

Puissance fiscaleDe 0 à 5 000 KmDe 5 001 à 20 000 KmAu-delà de 20 000 Km
0 à 3 CVD x 0,456D x 0,273 + 915D x 0,318
4 CVD x 0,523D x 0,294 + 1147D x 0,352
5CVD x 0,548D x 0,308 + 1200D x 0,368
6 CVD x 0,574D x 0,323 + 1256D x 0,386
7 CV et plusD x 0,601D x 0,340 + 1301D x 0,405

Motos :

Puissance fiscale0 – 3 000 Km3 001 – 6 000 KmPlus de 6 000 Km
1 – 2 CVD x 0,341(D x 0,085) + 768D x 0,213
3 – 5 CVD x 0,404(D x 0,071) + 999D x 0,237
6 CV et plusD x 0,523(D x 0,068) + 1365D x 0,295

Cyclomoteurs :

0 – 3000 Km3001 – 6000 KmPlus de 6000 Km
D x 0,272(D x 0,064) + 416D x 0,147

Le principe de calcul des frais kilométriques forfaitaires est assez simple : il convient de déterminer la distance en kilomètres parcourue au cours de l’année fiscale. Si cette année fiscale est d’une durée inférieure ou supérieure à 12 mois (cas de la première et de la dernière année de la vie d’une entreprise), il faudra effectuer un calcul au prorata temporis (une règle de trois en bon français) pour déterminer quelle aurait été la distance parcourue sur 365 jours.

Cette distance servira à déterminer quel barème fiscal appliquer :

  • De 0 à 5 000 Km,
  • De 5001 à 20 000 Km,
  • Plus de 20 000 Km,

Et ceci sur une période de 12 mois ou ramenée à 12 mois.

A cela s’ajoute la puissance fiscale du véhicule qui permet, conjointement à la distance, de déterminer la case du barème à utiliser.

Une fois munis des informations de distance et de puissance fiscale, les professionnels qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de l’objet social de l’entreprise sont autorisés à passer en charges le montant des indemnités kilométriques forfaitaires et à se les rembourser.

Cependant, plusieurs précautions sont à prendre pour éviter un redressement fiscal, le contrôle fiscal des indépendants ayant une fâcheuse tendance à se focaliser en premier lieu sur les frais kilométriques.

Déplacement professionnels, comment calculer ses frais

 

Le calcul des frais kilométriques pour un professionnel

Les frais de déplacement du professionnel ne comportent pas que les indemnités kilométriques. En effet, chaque indépendant se doit de facturer un certain montant par jour, semaine ou mois, ce qui devrait lui permettre de définir son coût horaire. S’il passe deux heures en transport pour le compte d’un de ses clients, il serait utile d’en conserver la trace afin d’être en mesure de l’intégrer à ses coûts.

Ainsi, on peut imaginer que le professionnel, un artisan par exemple, assujetti aux indemnités kilométriques pourrait :

  • Passer en charges (déduire de ses bénéfices) le montant des IK.
  • Facturer à son client des frais de déplacement au-delà du barème des IK

Dans le cas des infirmières libérales, par exemple, on retrouve ce mode de calcul des IK qui leur est spécifique : les indemnités horo-kilométriques.

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Choisir le montant des frais de déplacement à facturer

Facturation des frais de déplacement, avec ou sans TVA ?

Pour être récupérable, la TVA sur les frais de déplacement doit respecter les conditions suivantes :

  • Déplacement dans l’intérêt de l’entreprise (selon son objet social),
  • TVA détaillée sur un justificatif (ex : facture) comportant toutes les mentions obligatoires (identification des parties, prix HT, montant de la TVA, date, etc.)
  • Ne pas faire partie des frais de déplacement exclus de la TVA.
  • La TVA doit être engagée sur des frais dont le bénéficiaire n’est pas exonéré (ex : cabinets médicaux).

Il est courant de facturer la TVA sur l’ensemble des frais de déplacement. Cependant il convient de respecter le champ d’application de cette TVA quand les frais de déplacement comprennent le logement d’un salarié ou du dirigeant. En effet, sur le logement, la TVA n’est pas récupérable, hormis dans le cadre du logement de personnel de gardiennage ou de sécurité sur le site d’un chantier ou dans les locaux.

De même, la TVA n’est pas récupérable sur les transports en commun (train, avion, métro, taxi, etc.) et le véhicule de société (location, ou achat ainsi que le carburant sont exclus).

Professionnels et véhicule personnel, déclarez vos frais de déplacement

 

La facturation des frais professionnels est-elle obligatoire ?

La facturation des frais de déplacement n’est jamais obligatoire. Elle n’a pas non plus de lien avec le montant réel des frais de déplacement déductibles par l’entreprise.

Bien entendu, il est possible de facturer le montant de son choix, que ce soit en fonction de la zone géographique (comme font certains livreurs), de la distance kilométrique (plus complexe à calculer en direct), ou d’un forfait de déplacement excluant les zones trop éloignées du secteur de travail habituel.

Ceux-ci peuvent être fournis « gracieusement » ou leur prix peut être intégré dans le prix final, sans le détail de leur coût.

Cela étant, il faut bien comprendre que les déplacements ne sont pas gratuits et qu’il est nécessaire de pouvoir les estimer le plus justement possible.

En effet, ne pas connaître tous les éléments constitutifs du prix de revient d’une prestation ou d’une fourniture est le signe d’une mauvaise gestion.

 

L’intérêt de facturer ses frais de déplacement au client

Sortons un moment de la comptabilité et de la fiscalité des frais de déplacement pour nous pencher sur la vente. Est-il pertinent de lui facturer des frais de déplacement ?

En 2020, chez les partisans de la transparence, la facturation des frais de livraison et des frais de déplacement est évidente. En effet, pour eux, le client bénéficie d’une meilleure visibilité sur les frais réels annexes aux prestations et aux échanges commerciaux. Ainsi, un avantage notable est que le prix de vente des prestations est plus facile à calculer puisque chaque déplacement prévu est comptabilisé. De même, le client sera peut-être plus enclin à faire appel à son prestataire à bon escient ou à distance (en Visio) si les frais de déplacement ne sont plus offerts. C’est un mode de fonctionnement hautement recommandé dans certaines situations.

Cependant, cette transparence a ses limites. Par exemple, quand il n’existe pas de moyen réel de comparer les prix. Dans le cas d’une prestation intellectuelle par exemple. En effet, bien souvent et bien qu’inévitables, les frais annexes facturés au client sont perçus comme une dépense qui n’apporte pas de valeur au cœur de la prestation.

Par exemple, le commanditaire d’un architecte préférera payer une étude 5000 Euros (plus de valeur) qu’une étude à 4500 Euros et 5 déplacements à 100 Euros.

Plus flagrant, un client de mandataire immobilier n’apprécierait pas trop qu’on lui facture des frais de déplacement sur des rendez-vous antérieurs à la prise de mandat (pour l’estimation du bien par exemple).

Enfin, les déplacements ont ceci de particulier qu’ils sont indispensables à la réalisation d’une prestation dans la plupart des cas mais que le client n’a aucune envie d’en supporter le coût car ils n’ajoutent pas de valeur à la prestation proportionnellement à leur prix.

Le principe de la facturation des frais de déplacement

Les frais de déplacement : une obligation sur le devis

Il est recommandé de prévoir autant que possible l’intégralité des dépenses à prévoir sur le devis et/ou sur les éventuels documents qui l’accompagnent. En effet, au fur et à mesure du déploiement d’une prestation, il peut arriver que des dépenses non prévues surgissent et puissent provoquer une crise de confiance entre le prestataire et sa clientèle.

Ainsi, si certaines dépenses sont imprévisibles, il est clair qu’avec certains clients ou sur certains marchés, les frais de déplacement puissent finir par représenter des sommes conséquentes. Par exemple dans certaines professions ou dans le cas d’un éloignement géographique significatif, ou avec d’autres plus exigeants que les autres.

Dans ce cas, il peut être sage de prévoir des frais de déplacement et de les intégrer à la proposition initiale… Quitte à les offrir au client au fur et à mesure des factures d’avancement par exemple ! Cela laisse une ouverture pour facturer par la suite ces frais en fonction de l’évolution de la marge sur la prestation.

Le forfait de déplacement fixe

En plus des frais kilométriques liés au barème forfaitaire d’indemnité kilométrique, il est possible de facturer aux clients des frais de déplacement forfaitaires qui auront un double objectif.

Tout d’abord, le forfait de déplacement a pour vocation la prise en charge par ce dernier des dépenses liées aux trajets, hébergement, restauration, stationnement, etc. liés à la conduite d’une relation commerciale.

Ainsi, la plupart des entreprises concernées feront le choix d’un coût au kilomètre ou plus vraisemblablement d’un montant par tranche de distance.

Cette dernière option permet de simplifier considérablement les calculs ou l’établissement de propositions commerciales.

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